Backoffice Manager/-in (m/w/d) Veranstaltungen und Messen

Ihre Aufgaben

Als Backoffice-Manager/-in (m/w/d) für Veranstaltungen und Messen arbeiten Sie vorrangig im administrativen Bereich und sind für die Abwicklung von internen Prozessen zuständig und unterstützen uns bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Messen.

• Sie steuern und koordinieren die verantwortlichen Dienstleistungsunternehmen, welche die Materialen für Messen und Veranstaltungen vor Ort bereitstellen
• Anhand von festgelegten Kennzahlen erstellen Sie regelmäßig einen Controlling -Bericht zur Steuerung des Sachgebiets
• Sie unterstützen die Kolleginnen und Kollegen im Front-Office bei der Organisation von Veranstaltungen und Messen durch die Einholung von verschiedensten Angeboten (z.B. Catering, Technik) und wickeln die Rechnungen ab
• Weiter unterstützen Sie die Kolleginnen und Kollegen aus dem Front-Office durch die Erstellung von Feedbackbögen, die Hotelplanung sowie die Erstellung von Unterlagen für Teilnehmende
• Sie entwickeln Idee für kreative Giveaways, passend zur jeweiligen Veranstaltung und kaufen diese ein
• Für unsere dezentralen Standorte legen Sie in unserer Managementsoftware Veranstaltungen an und steuern die Kommunikation mit den Teilnehmenden

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum: 
  • Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) Büromanagement oder 
  • Groß- und Außenhandelskauffrau/Außenhandelskaufmann (m/w/d) oder
  • Veranstaltungskauffrau/Veranstaltungskaufmann (m/w/d) oder
  • Eventmanager/Eventmanagerin (m/w/d)

und 

• Mehrjährige Erfahrung in der Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen Abläufen
• Mehrjährige Erfahrung in der Steuerung von kaufmännischen Vorgängen wie z.B. Rechnungen, der Auftragssteuerung und von Beschaffungsvorgängen, idealerweise mit Vergaben im öffentlichen Dienst
• Fundierte Kenntnisse in der Nutzung der Programme Excel, PowerPoint und Word sowie eine Affinität für neue Programme (z.B. zur Dokumentation oder Datenauswertung)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Kenntnisse im Entwerfen von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen sind von Vorteil, aber keine Bedingung

Wir bieten

• Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem Unternehmen, das Familienfreundlichkeit lebt
• Ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Eine Vergütung nach Entgeltgruppe E 9a BG-AT inklusive 13. Monatsgehalt. Die aktuelle Entgelttabelle finden Sie hier.
• Die im öffentlichen Dienst üblichen sozialen Leistungen (z. B.: flexible Arbeitszeiten; betriebliche Altersvorsorge) 
• Gleitzeit, Teilzeit oder Homeoffice: Flexibles Arbeiten ist in vielen Varianten bei uns möglich. Eine individuelle Einarbeitung vor Ort ist uns ebenso wichtig wie der regelmäßige persönliche Kontakt im Büro, deshalb bieten wir keine ausschließliche Remote Tätigkeit an.
• 30 Urlaubstage + 2 freie Tage (24.12. und 31.12.) + bis zu 5 zusätzliche Urlaubstage durch Umwandlung von Teilen des 13. Monatsgehalts 
• Externe Mitarbeitendenberatung für gesundheitliche, berufliche und persönliche Fragestellungen – anonym, vertraulich, kostenfrei 
• Einen Zuschuss zum DeutschlandJobTicket
• Eine individuelle behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung und Ausstattung
• Sehr gute Benefits (z. B.: Familien-Büro; firmeneigene Tiefgarage inklusive Fahrradabstellplätzen; ausgezeichnete Anbindung an den ÖPNV)

Wir stehen für Chancengleichheit, Diversität und gelebte Inklusion. Aus diesem Grund möchten wir insbesondere Menschen mit Schwerbehinderungen dazu aufrufen, sich zu bewerben.

Für Fragen steht Ihnen Imke Lemitz, Leiterin Sachgebiet Veranstaltungen, Telefon 040 5146 2540, gern zur Verfügung.

Interessiert? 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 29.05.2025.